こんにちは。
人とモノの関係をよりよくする・ヒトモノラボの石渡知里です。
こちらの内容は整理収納コンペティション2020の裏方をやってみて気づいた事のメモであり整理収納とは一切関係がありません。
リアルとオンラインの狭間
さぁ、本題です。
今回のコンペはリアルとオンラインの狭間で右往左往していました。
その中で、気づいた事、気になる事、改善すべきことをメモしておこうと思う。
東京スタッフの初回ミーティングは11月。
この時はもちろんコロナのコの字もなかった頃。代々木上原にあるハウスキーピング協会に集合しミーティングをしていた。
今年はリーダーをやらせていただいたこともあり、個人的な目標はミーティング時間を短くすること。
スタッフの中には小さな子供をもつ母もいる。私のように気楽な独女だけではないのだ。皆が働きやすい環境づくりが私の役割だと思っていた。（イマドキの会社か(笑)）
しかし、その目標もコロナによるミーティングのオンライン化によって崩れ去った。
ミーティング時間の短縮は私の段取り力にかかっているのに、右往左往していたら段取りできずにミーティング時間は長時間化し、各種決め事を取りこぼしていった。
Zoomでミーティングは出来ても雑談はできない
女は雑談が命だ。
Zoom呑み会をしていてやりにくいと感じていたことはZoomの特徴に関係があった。
Zoomは会話と会話がぶつかるのを嫌うらしい。
会話がぶつかると音を拾えないのだそう。大抵の雑談は会話が少しづつ被ったり、声を出して笑ったり、声を出して頷いたりしながら進んでいく。
Zoomはどうも雑談に向いていないと感じている。
Zoomを使ったミーティングの回数を重ねるにつれ、ミーティング内での雑談はほぼ無し。話し合う事だけ話す、素っ気ないミーティングとなっていった。
そりゃあ、私たちがZoom用の雑談方法を身につければよいのだが、この数ヶ月でそれは無理よね。だいたいZoomで会話をぶつけてはいけないことを知ったのはオンライン統括プロデューサーとして福永恵さんが入ってきたあたりから。（5月中旬？）
雑談するのに向いているビデオ会議ツールがあったらぜひ教えて欲しい。
ひとつだけZoomを使っていてよかったことは、定期ミーティング以外の場所で30分だけとか1時間だけのショートミーティングをZoomで行えたことかな。
文字コミュニケーションだと伝えにくいことをサクッとZoomをつなぐだけで解決できるのは超メリット。
LINEではチャットツールとして不十分
東京スタッフはミーティング以外の時はLINEを使ってコミュニケーションを取っている。
昨年から薄々感じてはいたがLINEは部屋が1つしかない。家で例えるとワンルームなのだ。故に複数案件を同時並行で会話を進めるのが非常に困難な時がある。
東京スタッフ特有ではあるが、11月のミーティングの段階からコンペ予選(整理収納アドバイザーフォーラム)の話とコンペ本選の話をしていく。
担当も人によって本選の内容に取り掛かっている人もいれば、予選の内容に取り掛かっている人もいる。
本番が近づけば担当ごとにリーダーに確認が入る。(ずっと同時進行)
仕事の話ばかりしていると味気ないので日頃の面白い話もしたい、雑談もしたい。しかし、仕事に集中したい人にとってはそれがノイズになる。
大事な文章が流れてゆく。
ああああぁぁぁぁぁぁぁ、拾えない。
今回は拾い漏れを失くすために、仕事の昼休憩にLINEを確認しその場で返信をするようにしていた。
それでも仕事終わりに二桁未読のマークが付いていて、長時間乗車する電車に乗ってから恐る恐る内容を確認することもあった。
Slackならこんなことにならいのに…と思ったり(笑)
チャットツールは適切なものを使用しないとどうにも進行管理がしにくいし、気軽な声掛けや各種報告がしにくい。
コミュニケーションを取るためのツールが機能していない状態だと使用している意味がない。
反応漏れを起こすと報告したい気持ちも失せるじゃんね。
スタッフの気持ちの管理もリーダーの大事な仕事だと思うんだ。今回はぜんぜん気にすることが出来なかったけど。
PCとスマホで仕事をするということ
これは私個人の話なんですけどね。
私は普段PCを開かないんですよ。コンペスタッフやってなかったら平日はほとんどPC使ってない。
だいたいPCは家に置いてあるので、移動中の仕事ツールは基本スマホ。
コンペスタッフ期間は14ページある文書の確認やA3用紙に印刷しても見えないくらい沢山のセルを使った進行表を確認する作業があったのでiPadを持ち歩くこともあった。
そんな訳で使用しているデバイスはWindowsPC、iPad、Androidスマホ。
進捗管理ツールとしてAsanaを導入したのは各デバイスで対応しているからなんだけど、うまく機能しなかったんだよね。
なんせ、私がうまく使いこなすことができなかった。
元々AsanaはPCで使用していて悪くなかったので導入したのだけど、スマホだと使いにくさが勝る。
trelloにすればよかったかなと思ったのだけど、あれもPCの方が使いやすいんだよね。
あとはチャットツールとデータ保存場所との行き来がしやすい方がいい。GoogleドライブやGmailと互換性のいいツールはたぶん結構あると思うのだけど、LINEとの互換性があるツールって聞いた事無いよね。
さらに初心者にも使いやすいシンプルなUIで、翌年への引継ぎも出来て…と考えるとどうすればよかったのか答えが出ない。
すべてオンラインで仕事をする時に必要なツールとは？
ここまで書いていて気づいたけど、会社が完全オンライン化するために必要なツールとは？という話になってきた気がする。
この辺の勉強を怠ってきたツケがまわってきた。
- 雑談するための場所（ほめ場、懺悔場、自慢場etc）
- 文字で仕事の話をする場（案件別の部屋が必要）
- 顔や音声で仕事の話をする場（決定場、雑談場など目的は明確に）
- データ保存場所（今回はGoogleドライブ使用）
- ミーティング前の意見集約場
- 進捗管理ツール（リーダー目線と担当目線で欲しい情報が異なる気がする）
- チーム運用マニュアル（各種アプリの使い方、運用ルールなど使いやすいUIで作成）
- 進捗管理のbot化（自分でも忘れることあるから自動リマインド機能欲しい）
- 共通スケジュール管理（Googleカレンダーを使えばよかったか）
- スタッフのコアタイム、睡眠時間管理(笑)
コンペスタッフは各自のコアタイムが異なるメンバーの集まりなので、各自がやりやすい時間に進められるような工夫が必要。
※コアタイム＝ここでは仕事をする時間の意味で使う。
朝5時から2時間集中する人がいる一方、21時以降に活動する人もいる。LINEはいつも見ているけどガッツリ作業する時間はバラバラ。
さて、思いつくままに書きなぐってみたら結構ちゃんと仕事をしていた雰囲気が出てきた。
裏方Storyはまだまだつづく。
